Ihre KI nimmt Anrufe entgegen, erfasst Schadensmeldungen und leitet relevante Anliegen sofort weiter
Unser KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen ist eine KI-gestützte Softwarelösung, die eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt – von Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Dienstleistern. Er versteht das Anliegen im Gespräch, beantwortet wiederkehrende Fragen etwa zu Mietangelegenheiten, Reparatur- und Wartungsmeldungen oder zur Betriebskostenabrechnung, erfasst Schadensmeldungen strukturiert und leitet relevante Anrufe an die zuständigen Mitarbeitenden weiter.
Das Problem dahinter ist messbar: Untersuchungen zufolge bleiben in Unternehmen – kleinere Betriebe besonders betroffen – bis zu rund 62 % der eingehenden Anrufe unbeantwortet (Quelle: 411 Locals, 2024). Für eine Hausverwaltung bedeutet jeder verpasste Anruf eine nicht erfasste Schadensmeldung, einen verärgerten Mieter oder einen abwandernden Eigentümer.
Leadary bietet KI-gestützte Telefonassistenten für Unternehmen verschiedenster Branchen, darunter auch für Immobilienunternehmen und Hausverwaltungen. Die Einrichtung erfolgt in wenigen Minuten und ohne technische Vorerfahrung – danach ist der Assistent rund um die Uhr einsatzbereit, je nach Bedarf auch abends, am Wochenende und an Feiertagen. Die Anbindung an bestehende Systeme ist dabei problemlos möglich.
Die KI für Hausverwaltungen von Leadary eignet sich für alle Formen der Verwaltung: Wohnungseigentumsverwaltung (WEG-Verwaltung), Mietverwaltung, Sondereigentumsverwaltung (SEV) sowie die laufende Immobilienbetreuung und Objektbetreuung – ebenso für größere Immobilienverwaltungen mit gemischten Wohn- und Gewerbeobjekten. Sie priorisiert dringende Anliegen wie Heizungsausfälle, Wasserschäden oder Aufzugsstörungen, bearbeitet mehrere Anfragen parallel und kommuniziert auf Wunsch auch mit nicht deutschsprachigen Anrufern. Diese Prozesse können Sie individuell und unkompliziert auf Ihre eigenen Anforderungen konfigurieren.
Über die Anbindung an Verwaltungssoftware, Mieterdatenbanken und Terminkalender liefert der Assistent präzise, auf Ihre Objekte abgestimmte Antworten und trägt Termine direkt in Ihre bestehenden Systeme ein. Alle Daten werden DSGVO-konform über Server innerhalb Europas verarbeitet, mit eigener Infrastruktur in Deutschland.
Diese Seite erklärt, wie unser KI-Telefonassistent Hausverwaltungen, WEG- und Mietverwaltungen sowie die Immobilienbetreuung im Alltag entlastet und welche Vorteile die KI-Telefonassistenz von Leadary für die durchgehende Erreichbarkeit Ihrer Verwaltung bietet. Unser KI-Telefonassistent – auch als KI-Telefonservice, digitales Telefonsekretariat oder virtuelle Telefonzentrale bekannt – übernimmt die automatische Anrufannahme zuverlässig.
Mieter, Eigentümer und Handwerker erreichen Ihre Verwaltung zuverlässig – abends, am Wochenende und wenn das Büro gerade besetzt ist. Je nach Tarif führt der Assistent mehrere Gespräche parallel, auch wenn nach einem Sturm mehrere Schäden gleichzeitig gemeldet werden. Niemand landet auf der Mailbox. Jeder Anruf wird zum dokumentierten Vorgang. Der erste Eindruck Ihrer Verwaltung: erreichbar und professionell.
Der Assistent nimmt Schäden und Mängel vollständig auf: Objekt, Wohnung, Art des Schadens, Dringlichkeit und Erreichbarkeit. Sie legen die Fragen einmal fest – jede Meldung kommt einheitlich und vergleichbar bei Ihnen an. So lässt sich sofort einordnen, was Eilfall ist und was warten kann. Die Bearbeitung selbst bleibt bei Ihrem Team. Statt Zettelwirtschaft entsteht ein sauberer Vorgang.
Heizungsausfall, Wasserrohrbruch oder ein stehender Aufzug dürfen nie auf einer Mailbox enden. Der Assistent erkennt dringende Anliegen, erfasst Objekt, Lage und Ursache und behandelt sie nach Ihren Regeln vorrangig: sofort durchstellen oder unmittelbar an den Bereitschaftsdienst eskalieren. So erreicht der Notfall die richtige Person, bevor aus einem Schaden ein größerer wird. Routinefälle laufen parallel ganz normal weiter.
Termine mit Handwerkern, Dienstleistern oder Mietern stimmt der Assistent direkt mit Ihrem angebundenen Kalender ab – nach Ihren Regeln und Zeitfenstern. Absagen werden erfasst, frei werdende Slots neu vergeben, Doppelbuchungen entfallen. Jeder Termin ist sofort sichtbar. So spart sich Ihr Team das Hin und Her am Telefon. Ihr Kalender bleibt aktuell, auch wenn niemand im Büro ist.
Jedes Gespräch wird strukturiert dokumentiert und über Schnittstellen an Ihre Systeme übergeben – vom Mieteranliegen bis zur Schadensmeldung. Kein Vorgang geht zwischen Tür und Angel verloren, kein Zettel verschwindet. Rückrufe beginnen vorbereitet, mit allen Eckdaten vor Augen. Eigentümer- und Mieteranfragen werden sauber erfasst und zugeordnet. Ihre Verwaltung arbeitet mit vollständigen Daten weiter.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick.
Mieter, Eigentümer und Handwerker werden erfasst – statt auf der Mailbox zu landen.
Mehr Zeit für Objekte, Eigentümerversammlungen und Instandhaltung – weniger Routineanrufe.
Erreichbarkeit ohne zusätzliche Bürokraft am Abend und ohne externen Telefonservice.
Heizungsausfall, Wasserschaden oder Aufzugsstörung werden erkannt und vorrangig behandelt.
Schadensmeldungen kommen strukturiert an – Sie priorisieren auf einen Blick.
Anrufer führen ein normales Gespräch – und werden auf Wunsch direkt durchgestellt.
Ohne Technische Vorkenntnisse
Wählen Sie Ihren gewünschten Anwendungsbereich, Ihre Ziele sowie den gewünschten Einsatz Ihrer KI aus.
Verhalten und Aufgaben Ihres Assistenten festlegen - ohne technische Vorerfahrung.
Nummer verknüpfen und KI ans Telefon gehen lassen.
Kalender, Verwaltungssoftware, Benachrichtigungen – der Assistent übergibt Anfragen und Termine über offene Schnittstellen an die Systeme, mit denen Sie heute schon arbeiten.
Verbinden Sie Ihre KI mit Google Kalender, Gmail, Meet und mehr – Termine landen direkt im richtigen Kalender.
Outlook, Teams, Kalender und mehr nahtlos angebunden – Ihre KI trägt Termine direkt in Outlook ein.
Ihr System ist nicht dabei? Über APIs und Webhooks binden wir weitere Systeme an – ob Ihre Verwaltungssoftware dazugehört, prüfen wir vor dem Start kostenlos.
Ja – nach Ihren Vorgaben: Objekt, Wohnung, Art und Dringlichkeit des Schadens, Erreichbarkeit. Die Meldung kommt strukturiert bei Ihnen an, die Bearbeitung bleibt bei Ihrem Team.
Dringende Anliegen behandelt der Assistent vorrangig: Er erfasst Objekt, Lage und Ursache und stellt sofort durch bzw. eskaliert unmittelbar an Ihren Bereitschaftsdienst.
Ja, direkt in den angebundenen Kalender – nach Ihren Regeln, auch mit festen Zeitfenstern. So entfällt das Hin und Her am Telefon.
Sie beantwortet die Fragen, die Sie in der Wissensbasis hinterlegen – in dem Umfang, den Sie festlegen. Sensible Einzelfälle leitet sie weiter.
Kalender wie Google und Outlook sind direkt angebunden; weitere Systeme prüfen wir über APIs und Webhooks vor dem Start kostenlos.
Die Tarife stehen offen auf unserer Preisseite und beginnen bei 127 € pro Monat im Jahresplan.
KI-Telefonassistent selbst einrichten — automatisiert Ihre Kundenkommunikation.
24/7 erreichbar - zuverlässig - DSGVO-konform
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